Виртуальная АТС: первое знакомство

Качественная телефония необходима как начинающим компаниям, так и тем, кто уже не новичок в мире бизнеса. Приобретение и установка в офисе собственной АТС в виде аппаратного решения требует инвестиций, размер которых может оказаться неподъемным для небольшой компании. Технология виртуальной АТС (ВАТС) позволяет не только телефонизировать офис за небольшие деньги, но и предоставляет большое разнообразие дополнительных сервисов, которые позволяют увеличить доходы компании.

Выход за ограничения

Потребность в телефонных номерах может быть связана с открытием офиса, диверсификацией или географическим расширением бизнеса, с запуском масштабной рекламной кампании или с проведением опросов клиентов. Компания может уже владеть офисной АТС (УАТС), но ее ресурсы со временем тоже исчерпываются.

Особенно часто при аренде офиса в бизнес-центре растущая организация сталкивается с ограничением на максимальное число подключаемых внешних телефонных линий. Но даже если этот предел не достигнут, приобретение дополнительных номеров может оказаться невозможным. Более того, канальность номера (т. е. число одновременно поддерживаемых разговоров) нередко не превышает десятка соединений, а увеличение этого числа или не предусмотрено, или невыгодно.

Покупка, внедрение и интеграция с прикладным ПО достаточно мощных аппаратных УАТС традиционно дороги и практически недоступны малому и среднему бизнесу. Ведь помимо капитальных инвестиций, собственнику УАТС приходится платить за монтаж и программирование системы, а также за прокладку собственно телефонной сети в офисе. Офисная телефония на базе аппаратных УАТС требует периодического обслуживания с вызовом дорогостоящих специалистов.

Не секрет, что большинству SMB-предприятий сегодня приходится вписывать свои бизнес-коммуникации в рамки таких ограничений. Особенно от этого страдают компании, где технология продаж требует телефонного общения с большим числом клиентов. Руководители многих из них вообще не имеют представления о размере недополученной прибыли — у них просто нет инструментов, позволяющих оценить это.

Однако на сегодняшний день ситуация кардинальным образом изменилась: значительное число компаний уже опробовали на себе новую технологию — виртуальную АТС (ВАТС) «Манго-Офис», появление которой стало возможно с развитием Интернета, «облачных» технологий, VoIP-телефонии. Причем использование современной телефонии и множества дополнительных функции происходит без задержек и существенных затрат на внедрение или изменение набора функций.

А если у компании уже есть УАТС, новые технологии позволяют не только сохранить уже сделанные инвестиции, но и расширить ее номерную емкость и функциональность за весьма умеренные деньги. А при телефонизации нового офиса можно вообще обойтись без аппаратной УАТС, что дает еще больше преимуществ. И об этом, как ни удивительно, многие предприниматели до сих пор не осведомлены.

АТС из облака

Успех виртуальной АТС, которую компания «Манго Телеком» одной из первых на российском рынке реализовала в виде «облачного» сервиса, эксперты объясняют тем, что вместе с данной услугой предприятия SMB получают все и сразу.

Во-первых, они могут приобрести любое число телефонных номеров не только быстро, но и дешево. Виртуальная АТС (ВАТС) «Манго-Офис» вообще не ограничивает количество подключаемых телефонных номеров и их канальность: дополнительный номер в Ростове-на-Дону обойдется в символическую сумму 150 руб. в мес. Причем каждый такой номер поддерживает до ста одновременных соединений.

Во-вторых, вместе с бюджетной телефонизацией офиса, заказчик получает множество дополнительных сервисов, позволяющих улучшить бизнес-процессы и построить систему управления компании, основанную на точных данных.

Так, ВАТС «Манго-Офис» поддерживается IVR любой сложности, что позволяет разгрузить сотрудников и устранить задержки при обращении в компанию. В любой офисной ATC входящий звонок менеджеру, если он отсутствует на рабочем месте или уже разговаривает, будет пропущен, и компания об этом никогда не узнает — а ведь эти звонки важны, особенно в период проведения рекламной кампании или в «сезон». ВАТС «Манго-Офис» резко снижает вероятность пропуска звонка и позволяет оперативно связаться с «потерянным» клиентом, как только нужный сотрудник освободится.

А информационно-аналитические сервисы ВАТС, благодаря четкому сопоставлению числа обработанных звонков с числом заключенных сделок, позволяют объективно оценить «воронку продаж» каждого специалиста. В результате может оказаться, что тот, кого по сумме сделок считали «звездой продаж», в действительности губит 75% звонков, тогда как его коллега большинство звонков превращает в сделки. Таким образом, на основе объективных данных можно ранжировать сотрудников отдела продаж по их реальной эффективности.

Механизм автоматической переадресации предусматривает множество алгоритмов распределения звонков внутри территориально-распределенного офиса, которые учитывают специфику работы подразделения. Например, менеджеру по продажам звонки будут поступать только в том случае, если все его более эффективные коллеги заняты. Одна эта настройка обеспечит предприятию рост продаж на 15—20% (без переучивания персонала).

Функции ВАТС по автоматической обработке входящих звонков, которые предоставляет «Манго-Офис», намного шире тех, что обеспечивает обычная офисная телефония. Например, можно «перебрасывать» звонки не только на фиксированные или мобильные аппараты, но и на Skype, на аппаратные SIP-телефоны, на смартфоны или планшеты, на которых инсталлированы SIP-клиенты. Пользователь при этом не привязан к фиксированной телефонной сети, и это дает свободу перемещения и ценовые преимущества.

«Манго Офис» предоставляет отчеты о том, как обрабатываются звонки, сколько из них принято, а сколько теряется; позволяет наблюдать за ходом продаж и оптимизировать численность персонала, занятого обслуживанием звонков. Результаты в виде наглядных таблиц и графиков доступны из любой точки, где есть Интернет. А встроенная запись разговоров позволяет выявлять пробелы в обучении сотрудников, типизировать вопросы клиентов и т.п.

Просто и дешево

Для того чтобы с помощью «Манго-Офис» телефонизировать офис с любым числом сотрудников и настроить прием телефонных звонков по заданным правилам, небольшой компании потребуется до одного часа. При этом начальные инвестиции оказываются в десятки раз меньше, чем при использовании аппаратных УАТС. Вместе с тем качество услуг связи не уступает традиционным решениям бизнес-класса. С учетом стоимости звонков в другие города и за рубеж расходы компании на связь снижаются, в среднем, в 4—10 раз.

Приобрести и настроить ВАТС «Манго-Офис» можно через web-интерфейс, или позвонив по телефону; все настройки доступны в личном кабинете и не требуют особой квалификации.

ВАТС легко интегрировать с существующей УАТС, что позволяет улучшить качество обслуживания клиентов и повысить производительность труда. Интеграция с ВАТС сохраняет весь функционал традиционной станции и добавляет новые передовые сервисы. В частности, сохранится единая нумерация абонентов внутри компании, и все сотрудники продолжают пользоваться всеми привычными сервисами. В то же время, офис получит возможность подключить неограниченное число телефонных номеров и любое количество дополнительных IP-абонентов как локальных, так и удаленных. Для этого не потребуется дополнительных лицензий ни для учрежденческой АТС, ни для ВАТС.

Инструмент корпоративной культуры

ВАТС — это еще и сохранение телефонных номеров при переезде из офиса в офис, возможность систематически использовать труд надомных работников и фрилансеров (с сохранением полного контроля над качеством их работы). Это и создание единого коммуникационного пространства территориально-распределенной организации, и более тесная интеграция с партнерами по бизнесу. И все это организация получает, просто подключив SaaS-сервис ВАТС «Манго-Офис», без необходимости в управленческом консалтинге или дорогостоящих проектах по внедрению и интеграции технических систем.

Виртуальная АТС «Манго-Офис» в Ростове-на-Дону:

Ворошиловский пр., д. 62/284, оф. 501

+7 (863) 303-3003, +7 (863) 204-26-26,

8-800-55555-22

www.mango-office.ru